Allmänna handlingar

Alla har rätt att vända sig till kommunen och begära ut en allmän handling. En allmän handling kan exempelvis vara en text, en bild, en ljudinspelning eller en film. En allmän handling kan vara något som antingen har kommit in till regionen eller har skapats hos oss. Den som begär ut en handling behöver inte säga sitt namn eller vad hen ska använda handlingen till. Det finns dock begränsningar, till exempel om handlingen omfattas av sekretess.

Vart vänder man sig?

Den som vill ta del av en allmän handling vänder sig till den förvaltning eller verksamhet som förvarar handlingen.

I första hand bedöms frågan om handlingen kan lämnas ut av den som svarar för vården av handlingen, till exempel handläggare, registrator, verksamhetsansvarig, arkivansvarig.

Vad är en allmän handling?

Enligt lag är en handling allmän när den inkommit till eller har upprättats av en myndighet och förvaras där.

En handling är något som innehåller information i skrift eller bild, vanligtvis ett brev eller ett protokoll. Det kan också vara en "upptagning", det vill säga information som kräver ett tekniskt hjälpmedel för att läsas eller uppfattas. Det kan vara exempelvis e-post, film eller en ljudfil.

Att handlingen är upprättad innebär att den är färdigställd. Till exempel ska ett protokoll vara justerat för att räknas som upprättat och handlingar som tillhör ett ärende blir upprättade när ärendet är avslutat.

Kravet på att handlingen ska förvaras hos myndigheten innebär att den ska finnas i lokalerna eller att myndigheten har tillgång till handlingen via ett tekniskt hjälpmedel, till exempel en dator.

En handling är allmän även om den är adresserad till en enskild tjänsteman, om ärendet gäller en fråga som ska handläggas av regionen.

Varje nämnd eller styrelse inom regionen är en egen myndighet. Även de kommunala bolagen räknas som myndigheter.

Kan vem som helst få se allmänna handlingar?

En allmän handling är, enligt Tryckfrihetsförordningen, vanligtvis offentlig, vilket innebär att vem som helst får ta del av den. När du vill se på en allmän offentlig handling behöver du inte tala om vem du är eller varför du vill se handlingen.

Vissa handlingar eller uppgifter kan dock vara sekretessbelagda, det vill säga hemliga. Om du vill se en sådan handling måste du vara beredd att svara på frågor om vem du är och varför du vill ta del av handlingen. Du kan nekas att ta del av uppgifter som omfattas av sekretess. Syftet med sekretessen kan till exempel vara att skydda uppgifter om enskilda människor.

Det finns handlingar i regionens verksamheter som inte är allmänna och därmed inte heller tillgängliga för allmänheten, till exempel tjänstemännens interna arbetsmaterial och handlingar som ännu inte är färdigställda.

Ta del av allmänna handlingar

Allmänheten har rätt att begära fram allmänna handlingar "på stället", det vill säga hos den verksamhet som förvarar handlingen.

Det går också bra att höra av sig via telefon, brev, e-post eller dyl. Att bara titta på handlingar på stället är alltid gratis, men om man vill ha kopior får man i regel betala för dem.

När det gäller uppgifter som enbart kan läsas med hjälp av tekniska hjälpmedel bestämmer förvaltningen i vilken form allmänheten ska få ta del av dem, som utskrift eller direkt, till exempel på en skärm. Man får inte slå sig ner vid en dator och leta fritt i e-posten eller själv leta bland handlingarna i en arkivlokal.

Om verksamheten bedömer att vissa uppgifter inte är offentliga sker en prövning enligt offentlighets- och sekretesslagen. Det kan ta tid vilket innebär att man vanligen inte får ta del av uppgifterna direkt på plats.