Region Gotland
Reception och regionupplysning
Visborgsallén 19
621 81  Visby
Telefon: 0498-26 90 00
E-post: regiongotland@gotland.se Lämna dina synpunkter

E-arkivering

När samhällsbyggnadsprocessen med dess olika delar blir digital, är det viktigt att också ha ett e-arkiv. På så vis kan vi uppnå en effektiv ärendehantering och du får digital åtkomst till äldre handlingar och beslut.

Delprojektet e-arkiv har gått i mål och avslutades enligt plan i juni 2019.

Arbetet har gått ut på att förbereda Samhällsbyggnadsförvaltningen för en övergång till digital arkivering. I ett första steg används förvaltningens ärendehanteringssystem W3D3 och EDP Vision som mellanlagring i väntan på att ett regionövergripande e-arkiv är på plats.  

DiSa har varit en drivande kraft för att få igång arbetet ett e-arkiv för hela Region Gotland. Det arbetet är nu igång och när e-arkivet är på plats är Samhällsbyggnadsförvaltningen väl förberedd.

En viktig milstolpe i delprojektet nåddes i januari 2019 när Miljö- och byggnämnden beslutade om en ny dokumenthanteringsplan som bygger på processer och att digitala handlingar nu ses som original. Det gäller både handlingar som skickas in digitalt via e-tjänst och pappershandlingar som skannas in. Efter att handlingarna skannats och kontrollerats blir den digitala versionen originalet och pappershandlingen behöver inte arkiveras.

Tidigare sparade man handlingar i de interna systemen samtidigt som de skrevs ut på papper för att arkiveras. Det krävde både mycket tid och plats. Den tiden kan nu istället läggas på att göra hanteringen av ärenden mer effektiv. Andra fördelar med e-arkiv är att sårbarheten minskar vid eventuell brand och att vi gör miljön en tjänst med en minskad mängd pappersutskrifter.

Pappershandlingar där fysisk underskrift krävs på grund av krav i lagstiftningen kommer fortsättningsvis bevaras i papper även efter skanning.

 

   Johan Berglund

Är du nyfiken på projektet och vill veta mer? Kontakta gärna delprojektledare Johan Berglund på johan.berglund@gotland.se eller på 0498-26 97 56.