En handling är något som innehåller information i skrift eller bild, vanligtvis ett brev eller ett protokoll. Det kan också vara en "upptagning", det vill säga information som kräver ett tekniskt hjälpmedel för att läsas eller uppfattas. Det kan vara exempelvis e-post, CD eller ljudband.
Att handlingen är upprättad innebär att den är färdigställd. Till exempel ska ett protokoll vara justerat för att räknas som upprättat och handlingar som tillhör ett ärende blir upprättade när ärendet är avslutat.
Kravet på att handlingen ska förvaras hos myndigheten innebär att den ska finnas i lokalerna eller att myndigheten har tillgång till handlingen via ett tekniskt hjälpmedel, till exempel en dator.
En handling är allmän även om den är adresserad till en enskild tjänsteman, om ärendet gäller en fråga som ska handläggas av regionen.
Varje nämnd eller styrelse inom regionen är en egen myndighet. Även de kommunala bolagen räknas som myndigheter.
En allmän handling är vanligtvis offentlig, vilket innebär att vem som helst får ta del av den. Vissa handlingar eller uppgifter kan vara sekretessbelagda, det vill säga hemliga.