”På uppdrag av revisorerna i Gotlands kommun har självservicerutinerna i personalsystemet IFS granskats. Det nya personalsystemet som infördes år 2003 bygger på att de anställda själva ska registrera löneavvikelser. Självservicerutinerna är helt IT-baserade och totalt c:a 4500 anställda är idag aktiva användare av självservicefunktioner i personalsystemet. De totala personalkostnaderna uppgår för 2005 till c:a 2600 mkr.

Ett av målen med införandet av det nya personalsystemet var att det skulle minska det administrativa arbetet för chefer, arbetsledare och handläggare samt att korta ner handläggningstiden. Granskningen visar att självservicerutinerna inte fullt ut fungerar på ett ändamålsenligt sätt inom Gotlands kommun.

…

Vid intervjuer med verksamhetschefer så anser de att förenklingar uppnåtts i liten utsträckning. Flera av de intervjuade anser att lönehanteringen tar mer tid i anspråk jämfört med tidigare. En förklaring är att flera enheter nu arbetar parallellt med självservice och lönehantering enligt gamla rutiner, vilket inte blir effektivt.

Resultatet av granskningen visar att chefernas ansvar som attestant inte är tydligt.

…

Det är nu nästan 4 år sedan det nya personalsystemet anskaffades och granskningen visar att det fortfarande ännu inte införts fullt ut inom kommunen. Utifrån granskningsresultatet konstateras att åtgärder erfordras för att öka effektiviteten och för att nå målen med anskaffningen av personalsystemet. Revisorerna vill ha en redovisning över vilka besparingseffekter som uppnåtts med det nya personalsystemet. Revisionsrapporten översändes till kommunstyrelsen och nämnderna för åtgärder. Revisorerna önskar få en redovisning av vilka åtgärder som kommer att vidtas av nämnderna. Revisorerna vill att revisionsrapporten besvaras senast den 14 december.”

Skoldirektören hade utarbetat ett förslag till yttrande.