IT-stöd, självhjälp för iPad och nämndshandlingar

Ipad för förtroendevald

Som förtroendevald får du under uppdragsperioden låna en iPad som teknisk utrustning. Ipaden används främst som stöd vid möteshantering samt för att läsa e-post.

Programuppdatering: Under inställningar finns en cirkel med en etta om det kommit en ny programuppdatering. Ha för vana att regelbundet uppdatera din iPads IOS programvara.

Apple-ID: Du behöver inte ha något Apple-ID för att utföra ditt förtroendeuppdrag. Privat Apple-ID och installation av appar tillåts. Eventuella kostnader står förtroendevald för. Minnesutrymme i iPad måste i första hand finnas för uppdraget som förtroendevald.

IPad är okontaktbar/ingen reaktion: Är den laddad? Laddare i original måste alltid användas vid laddning. Ladda iPad en stund och tryck därefter samtidigt på hemknapp och on/off-knapp. IPad startar då om.

IPad laddar ur snabbt, behöver laddas ofta:

• Har laddare i original använts? Om inte byt till denna.
  
• Har du många appar installerade på din iPad? Appar drar mycket batteri. Du kan behöva radera appar som används i privat regi för att frigöra minnesutrymme.
  
• Har du många appar öppna samtidigt? Ta för vana att stänga öppna appar. Detta görs genom att klicka snabbt två gånger på din iPads hemknapp. Då visas vilka appar som är öppna. Stäng apparna genom att på skärmen dra med fingret uppåt vid varje öppen app.
  

Kommer du inte in i din iPad?: Ipaden är igång men du kommer inte in. Du behöver skriva din lösenkod, vanligen 6 siffror. Har du skrivit fel lösenkod ett antal gånger blir iPad låst. Upprepa försöket efter en stund. Om detta inte hjälper eller om du glömt din lösenkod kontakta Servicedesk för ytterligare hjälp (telefon: 0498-26 99 99).

Förlust och skada på din iPad: Kontakta din nämndsekreterare. Varje förlust eller skada föregås utav en utredning.

Meetings plus

Meetings plus är en app för möteshandlingar. Inloggningsuppgifter får du i samband med utlämning av iPad.

Läsa möteshandlingar: För att läsa nya möteshandlingar i Meetings plus måste du vara uppkopplad på Wi-Fi. Det går också att läsa handlingar utan Wi-Fi om du först laddat ner handlingarna lokalt. Gör för vana inför ditt möte att alltid ladda ned handlingarna lokalt.

Ett tips för att lättare hitta i Meetings plus är att klicka på Nämnder och styrelser och sedan på det politiska organ du söker. Välj Kommande eller Tidigare och sedan på mötesdatum. Välj Kallelse eller Protokoll. Knappen Öppna är ifylld om det finns en aktuell kallelse alternativt ett protokoll att läsa.

Problem med Meetings plus:

• Prova att stänga av din iPad och starta den igen.
  
• Meetings plus är beroende av att du regelbundet uppgraderar iPads IOS. Uppdatera därför IOS när du ser att ny programuppdatering finns tillgänglig.
  
• Inloggningsuppgifter är ditt användar-id (t ex: abcd01) och eget lösenord till Meetings plus.
  
• Om inget av ovanstående fungerar. Kontakta din nämndsekreterare.

Region Gotlands Wi-Fi

Inom Region Gotlands lokaler finns det ett publikt Wi-Fi (Public RG) som uppfyller alla säkerhetskrav.

Wi-Fi fungerar inte på min Ipad: Är Wi-Fi påslaget på din Ipad? Kolla under inställningar att Wi-Fi att lyser grön. Vilka Wi-Fi nät har du att välja mellan? Befinner du i Region Gotlands lokaler väljer du "Public RG".

Wi-Fi hemmanätverk: Inloggning på ett hemmanätverk hanteras på egen hand. Se instruktion/manual för ditt hemmanätverk.

Exchange mail - namn.namn@gotland.se

Felmeddelande "Kan ej logga in på Exchange mail": Lösenordet till ditt IT-konto med tillhörande e-postadress behöver bytas. Lösenordet till ditt IT-konto måste bytas minst en gång per år. Ett e-postmeddelande skickas till dig när det är dags att byta lösenordet.

Byt lösenord till IT-konto: Lösenord bytes via självservice i e-tjänsteportalen.

Ange nytt lösenord till Exchange mail: Vid nytt lösenord behöver det även ändras på din e-post (Exchange mail) i din iPad. Gå till inställningar i din iPad. Inställningar/mail/Konton/välj förtroendevalds e-post (Exchange mail). Ange det nya lösenordet under lösenord och tryck på klar.

Förtroendevald som är anställd via utbildnings– och arbetslivsförvaltningen har sin mail via appen Microsoft Outlook. Inloggning är med ditt Office 365 konto.

Gamla mail saknas i inkorgen: Kontrollera inställning för e-post. I iPads grundinställning är e-postens inkorg en månad. För att ändra detta gå till inställningar/Mail/Mail-dagar att synka. Bocka i "ingen gräns".

IT konto och lösenord

IT-konto: Varje förtroendevald får ett IT-konto som inkluderar en e-postadress inom domänen gotland.se. Denna inloggning fungerar också till Wi-Fi "Public RG". IT-kontot består av fyra bokstäver och två siffror t ex abcd01. Lösenordet till IT-kontot måste bytas minst en gång per år. Cirka två veckor innan lösenordet löper ut får du en påminnelse om detta via e-post.

Byt lösenord till IT-konto: Lösenord bytes via självservice i e-tjänsteportalen. Problem med lösenordsbyte, kontakta servicedesk telefon 0498-26 99 99 för teknisk support.

Dokument i Docpoint

Förtroendevald ges tillgång till bibliotek innehållande bland annat information, styrande dokument, regler och rutiner som är av värde för uppdraget som förtroendevald. Detta finns i systemet Docpoint som nås via inloggning för medarbetare. Inloggning sker med användarID och lösenord.

Problem vid inloggning: Kontakta Servicedesk telefon: 0498-26 99 99 för att få ett nytt lösenord.

Riktlinjer Förtroendevald i Region Gotland - Förutsättningar för digital möteshantering

En riktlinje för dig som förtroendevald i Region Gotland är framtagen i syfte att informera om vilka praktiska förutsättningar som gäller för uppdraget. Riktlinjen beskriver främst förutsättningar för en digital möteshantering samt informerar om andra villkor som kan vara bra att förhålla sig till.

E-tjänster och e-signering

E-tjänster: Region Gotland har e-tjänster när förtroendevald ska lämna sitt uppdrag och när nominering till ny förtroendevald ska ske.

E-signering: Region Gotland använder sig av e-underskrift i de politiska organens protokoll.