Enligt Tryckfrihetsförordningen har allmänheten tillgång till allmänna handlingar, men alla har inte rätt att se alla handlingar. Allmänna handlingar kan vara offentliga eller sekretessbelagda. Om handlingarna innehåller uppgifter som omfattas av sekretess måste först en sekretessprövning ske. Man kan nekas att ta del av uppgifter som omfattas av sekretess. Syftet med sekretessen kan till exempel vara att skydda enskilda människor.

Det finns också handlingar i kommunens verksamhet som inte är allmänna och därmed inte heller tillgängliga för allmänheten, till exempel tjänstemännens interna arbetsmaterial.