Allmänhetens rätt till insyn börjar inte gälla förrän någon behörig inom förvaltningen har haft möjlighet att pröva om handlingen kan lämnas ut. Det innebär till exempel att man inte får slå sig ner vid en dator och leta fritt i e-posten eller själv leta sig fram bland handlingarna i en arkivlokal.

När det gäller sådana uppgifter som bara kan läsas med hjälp av tekniska hjälpmedel är det förvaltningen som bestämmer om allmänheten ska få ta del av dem direkt på skärmen eller som utskrift.

Allmänheten kan höra av sig via brev eller per telefon, och har då också rätt att få kopior av offentliga allmänna handlingar. En kostnad uttas i regel för kopiorna.

Är handlingarna inte offentliga, sker en prövning enligt sekretesslagen. Om den sökande vill ha en utskrift, kan förvaltningen bestämma i vilken form det ska ske. Det finns ingen skyldighet att tillhandahålla utskrifter på till exempel etiketter, kuvert eller på ett maskinläsbart medium. Papperskopior är det vanligaste. En kostnad för kopiorna kan uttas.

Allmänheten har rätt att begära fram allmänna handlingar "på stället" d.v.s. hos den verksamhet som förvarar handlingen. Sökanden har då möjlighet att (utan kostnad) skriva av, fotografera av, spela in eller på annat sätt avbilda handlingen. Förvaltningen bestämmer dock i vilken lokal det ska ske. Kopior av handlingar får man i regel betala för.