Kanske vi skulle kalla oss något annat än arkiv. Kunskapscentrum kanske? Det är märkligt så många fördomar det finns kring ordet "arkiv". Tråkigt, dammigt, enformigt, okvalificerat... Ja, vi har mycket papper, så det är viktigt med städningen, men resten stämmer inte! Vi är stolta över att jobba i och med arkiv och gillar ordet! Ordet "arkiv" kommer av det grekiska ordet "archeion" som betyder överhetsbyggnad eller rådhus.

Vet du förresten att du kanske själv sitter mitt i arkivet? Ett ärende där nämnden i förmiddags fattade beslut tillhör i eftermiddag arkivet. Ett register som används (löne-, personal-, eller liknande) är redan under livstiden en del av arkivet. Och "arkiv" är det förstås även om informationen ligger på hårddisken, disketten, CD-skivan eller vad du vill.

Vi tittar bakåt...
Vi förvarar mer än fyra km kommunala handlingar som har betydelse för dig och mig, för nutiden och framtiden. Spår av människors liv på Gotland under århundraden, en del av vårt kulturarv. Den äldsta serien handlingar börjar 1826 och är examenskataloger från Tingstäde folkskola, men det finns också enstaka kartor redan från mitten av 1700-talet.

Vi får varje dag frågor om allt möjligt. Allmänheten, kommunens personal och andra myndigheter och institutioner ringer eller kommer hit för att få svar på sina frågor och hitta uppgifter de behöver. För att vi ska hitta snabbt och lätt gör vi arkivförteckningar, ett kvalificerat arbete som förvaltningarna i regel inte klarar av själva. Att förteckna arkiv är en av våra allra viktigaste uppgifter, den är till och med stadgad i lag.

...och framåt…
Vi investerar mycket tid i att utbilda och informera kommunens förvaltningar. Vi vill sprida kunskap om arkiv och dokumenthantering, om offentlighet och sekretess. Kunskaper som ska vara en självklarhet för alla som hanterar handlingar i kommunen.

Vi hjälper förvaltningarna med råd om allt som rör dokumenthantering. Vi har ett brett kontaktnät över hela kommunen och träffar människor överallt och på alla nivåer. Sedan arkivlagen kom 1991 har vi också kommunstyrelsens, kommunens arkivmyndighet, uppdrag att utöva tillsyn över nämndernas arkivvård. Det gör vi genom regelbundna besök.

När omvärlden ändras genom ny teknik eller genom omorganisationer, ändras också vårt jobb. Det är spännande! Det står aldrig stilla. Nya medier ställer stora krav på användarna, krav som är lätta att ignorera när man sitter mitt i verksamheten. Å andra sidan öppnar sig nu helt andra möjligheter att hantera och sammanställa information, något som i högsta grad är av intresse för arkiven.

...precis som guden Janus!
Janus var en romersk gud och han har två ansikten, ett vänt framåt och ett bakåt. Janusansiktet har tagits till arkivens hjärta över hela världen, eftersom det så väl visar arkivens dubbla inriktning: att vårda och tillhandahålla historiskt material och samtidigt arbeta för att det ska finnas möjlighet för dagens och morgondagens material att vara tillgängligt även i framtiden. Arkivarbete i dag är mycket framtidsinriktat och vi i kommunarkivet vill gärna bidra till att Gotlands kommun finns med på kartan även om tusen år!