Det är viktigt att ha lång framförhållning när man ska genomföra ett större arrangemang, speciellt sommartid. Boende, lokaler och scener måste ofta bokas i mycket god tid. Att söka olika tillstånd kan också ta tid. Särskilt om många instanser ska pröva din förfrågan och det samtidigt är många andra är ute i samma ärende. Tänk på att dokumentationen är viktig. Finns alla fakta med i en ansökan vinner man tid.

Tillståndsprocessen
Ett antal olika myndigheter och verksamheter brukar vara inblandade i ett tillståndsförfarande. Vilka beror på evenemangets karaktär. Polismyndigheten brukar vara första instans när man söker tillstånd för ett evenemang. De hanterar en rad tillstånd. Efter att ha konsulterat andra berörda myndigheter kan polisen ge tillstånd eller anvisningar för aktiviteter som ingår i evenemanget.

Ska du ha ett större evenemang och behöver prata med flera instanser eller tillståndsgivare samtidigt, kanske ett samrådsmöte kan vara aktuellt där du kan träffa flera handläggare samtidigt. Kontakta Region Gotlands evenemangslots så hjälper han dig att komma vidare.

Region Gotlands roll som tillståndsgivare
Region Gotlands roll är att ge tillstånd till, yttra sig över eller utöva tillsyn över ett antal förhållanden. Ett ärende kan behöva prövas av olika kommunala instanser.

Terängkörning m.m.
Länsstyrelsen beslutar i vissa fall, efter samråd med polisen, om tillstånd som behövs i samband med motorsportevenemang, tävlingar på väg eller uppvisningar med fordon på väg.

Upplåtelse av offentlig plats, gatu- och parkmark
Region Gotland hyr ut markytor för olika evenemang, torghandel, utställningar med mera. Ansökan ska göras både till samhällsbyggnadsförvaltningen och Polisen.

Hitta möteslokaler
Läs mer under länken till höger.

Stänga av gata
Om du vill/behöver stänga av en gata i samband med ett evenemang måste du söka tillstånd för detta

Tillstånd för skyltar
Du behöver tillstånd för att sätta upp affischer, banderoller och skyltar.

Säkerhet och ordningen
Säkerheten och den allmänna ordningen är andra viktiga saker är vid ett evenemang. Det är du som arrangerar som ansvarar för den. Till exempel att förebygga brandfaran.

Brandfara
Ska du hantera brandfarliga varor, måste du ha tillstånd för detta. Detta söker du hos byggnadsnämnden. Du måste också anmäla till räddningstjänsten om du innehar gasol. Om en stor mängd fyrverkerier ska avfyras i ett tätbebyggt område eller bland mycket folk kan tillstånd krävas, enligt 3 kap. 7 § ordningslagen (1993:1617). Är du osäker på vad som gäller ska du kontakta Polismyndigheten på Gotland. Där kan du också göra din ansökan om tillstånd. Ansök i god tid. En sådan ansökan kostar 600 kronor.

Servera mat och alkohol
Om man tänker servera mat eller alkohol krävs särskilt tillstånd. Extra viktigt är det att tänka på de faror som finns med att hantera mat som folk ska äta utomhus och att inte servera alkohol till minderåriga eller berusade personer.

Toaletter
Restauranger, pubar, öltält och liknande med en omfattande alkoholutskänkning ska ha en toalett per femtionde gäst samt dessutom ytterligare en urinoar eller toalett per hundrade gäst. Ta kontakt med samhällsbyggnadsförvaltningen och Tillståndsmyndigheten för alkhol och tobak vid Region Gotland, för att få reda på vad som gäller för ditt arrangemang. Mobila toaletter kan hyras av kultur- och fritidsförvaltningen eller andra privata aktörer. Latrintömning beställs hos samhällsbyggnads förvaltningen, som ansvarar för renhållningen inom regionen.

Sopor och skräp
Som arrangör har du ett ansvar för att hålla rent omkring dig. Och visst är det roligare om besökare och andra möts av ett välstädat arrangemang. Du beställer sophämtning av samhällsbyggnads förvaltningen. Om Region Gotland måste städa upp efter dig, debiterar vi dig som arrangerar.

Ljudnivåer och buller
För att höras behöver man ibland högtalare. Oavsett om man ska hålla tal eller spela musik är det viktigt att ha koll på ljudnivåerna, så ditt evenemang inte överskrider det tillåtna. Vissa områden är extra ljudkänsliga. Det som är ljuv musik för vissa, är en olägenhet för andra. Samhällsbyggnadsförvaltningen brukar mäta ljudnivån från verksamheter som spelar musik, speciellt sommartid. Den som spelar så högt att det kan medföra risk för skada eller olägenhet för människors hälsa eller för miljön får tillsägelse och kan också få ett föreläggande om vite.

El-anslutning
Det finns elskåp på eller i närheten av de flesta platser som är passande för att hålla ett evenemang. Amperstyrkan varierar från 63 och upp 500 amper mellan elskåpen. För att ansluta till ett elskåp måste man ansöka hos Gotlands Energi AB (GEAB) om "Föranmälan tillfällig elanläggning" och de har ensamrätt till att gå in i elskåpen då de är ägare.
För att vara säker på att hinna få fram el till ditt evenemang så vill GEAB ha en arbetsvecka på sig.
Kontaktperson hos GEAB är Jan Hedlund, 0498-285285. 

Fler länkar som ger svar på dina frågor hittar du i företagslotsen till höger. Till exempel vad som gäller vid lotterier eller tävling på väg.