Därefter tar du reda på om det finns avtal med någon leverantör, avtalen finns förtecknade under avtalsdatabas till höger.
Om du inte hittar något avtal kan du kontakta någon av upphandlarna så hjälper vi dig.
Nedan lämnas information om hur du skall gå tillväga vid ett inköp när det finns ramavtal respektive när det inte finns ramavtal.
Inköp när det finns ramavtal
1. Skriv en beställning och skicka till leverantören, ange ramavtalsnummer.
Finns det avtal med mer än en leverantör för samma vara eller tjänst, ska du göra en pris- och produktjämförelse.
Om avropet övergår gränsen för direktupphandling ska en andra konkurrensutsättning ske om inte avtalen är rangordnade.
Kontakta då avtalsansvarig Upphandlare.
Observera: Inköpsbeslut skall alltid fattas av ekonomiskt ansvarig person.
Inköp när det inte finns ramavtal
Om det inte finns något ramavtal, och om det du skall köpa kostar mindre än 287 000 kr per år, kan du handla detta själv på lämpligaste sätt. Sådana inköp kallas direktupphandling vid lågt värde.
Om köpet däremot överstiger 287 000 kr per år så måste varan eller tjänsten upphandlas. Kontakta upphandlarna för ytterligare information.
Observera: det är inte tillåtet att dela upp ett inköp av liknande produkter i flera mindre köp för att undvika att göra en prisjämförelse eller en upphandling.
Direktupphandling vid lågt värde
1. Sammanställ en anbudsförfrågan med en kravspecifikation över vad du skall köpa. I kravspecifikationen anges:
- beskrivning av produkt/tjänst som skall köpas
- betalningsvillkor (30 dagar netto från korrekt fakturas ankomstdag)
- leveransvillkor (eventuellt installation och montering skall anges)
- önskad leveranstid
- pris, d.v.s. hur priset skall anges (t.ex. netto exklusive moms)
- sista svarsdag för leverantören att lämna anbud (tillräcklig och till upphandlingen anpassad svarstid ska sättas).
- giltighetstid för anbudet, d.v.s. hur länge anbudet skall gälla
- hur du vill att leverantören skall lämna in anbudet (skriftligt, fax eller e-post)
2. Skicka förfrågan till ett lämpligt antal leverantörer, för att tillvarata den konkurrens som finns. 3-5 leverantörer brukar vara lämpligt.
3. När du fått in anbuden gör du en sammanställning över de priser och villkor som leverantören angivit.
4. Välj den bästa leverantören och skriv ner en motivering till varför just den leverantören valdes. Observera att inköpsbeslut alltid skall fattas av ekonomiskt ansvarig person.
5. Skriv en beställning och skicka till leverantören.
6. Skicka avböjande svar till den/de leverantörer som ej antagits för uppdraget.
7. Spara förfrågan, sammanställningen och de antagna anbuden. Det antagna anbudet sparas i 10 år, de ej antagna gallras efter fyra år.
SEKRETESS
Kom ihåg att absolut sekretess* gäller t.o.m. att avtalet är tecknat!
*Du får inte tala om till vem, eller till hur många, du skickat en förfrågan. Alla uppgifter som lämnas av leverantören omfattas av sekretess. När avtalet är tecknat är alla handlingar offentliga, och skall lämnas ut på begäran.
Vid kontakt med leverantörer
Lämna samma uppgifter till samtliga som tillfrågats.
Om någon leverantör vill förlänga anbudstiden och detta godkänns, skall samtliga leverantörer meddelas att tiden är förlängd.