VARFÖR ÄR DET SÅ VIKTIGT ATT REGISTRERA OCH ARKIVERA?
Det viktigaste skälet för registrering och arkivering är den svenska offentlighetsprincipen - vem som helst har rätt att ta del av allmänna handlingar.
Ett annat skäl är att registrering och arkivering gör det enklare att hitta ärenden vilket gör handläggningen lättare. Det är också bra att snabbt kunna hitta och sätta sig in i ärenden som handläggs av andra personer på myndigheten och att kunna bevaka tidsfrister eller t.ex. ta fram underlag för utredningar.

DÄRFÖR MÅSTE VI HA ORDNING PÅ VÅRA HANDLINGAR.
Vad är en allmän handling? Begreppet allmän handling definieras i tryckfrihetsförordningen och innefattar inte bara papper med text utan även disketter, kasettband, filmer, fotografier, kartor etc. Handlingen är allmän om den förvaras på myndigheten och har kommit in till myndigheten eller är upprättad där.

Alla har rätt att få se allmänna handlingar som är offentliga och har också rätt att få upplysningar om innehållet i allmänna handlingar. Det betyder att myndigheten också måste besvara frågor per telefon.

Den som vill ha offentliga uppgifter behöver inte tala om vem han/hon är eller vad uppgifterna ska användas till. Undantag från denna princip kan komma ifråga om det handlar om en sekretessbelagd handling.

Den som begär att få en kopia på en allmän handling ska få den snabbt, helst samma dag. Om beslutet blir att inte lämna ut någon kopia, eftersom handlingen är hemlig, ska ett sådant beslut meddelas lika snabbt.

OFFENTLIG ELLER HEMLIG?
En allmän handling kan vara offentlig eller hemlig. Det regleras i offentlighets- och sekretesslagen (OSL). I första hand är det handläggaren som har hand om ärendet som gör en sekretessbedömning. Om det inte finns något stöd i OSL för att handlingen ska kunna hemlighållas är den offentlig. Ett beslut att vägra lämna ut uppgifter fattas av myndigheten. Beslutet kan överklagas.

ARBETSHANDLINGAR
Arbetshandlingar kan vara minnesanteckningar, förslag till skrivelser och beslut eller annan information som har upprättats eller tillförts ett ärende medan det handläggs. Sådant material är att betrakta som interna handlingar tills ärendet är avslutat.

RENSA OCH GALLRA
Rensa = förstöra anteckningar och tillfälliga meddelanden. Minnesanteckningar som sparas blir allmän handling. Kopior, tidigare versioner, trycksaker utan åtgärd, tex. reklam, kan rensas.

Gallring = att förstöra allmän handling. Gallra regelbundet. Skriv gallringsbevis. Gallringsbeviset är till för att man skall ha koll på vad som inte finns kvar i arkivet!
Rektor tecknar gallringsbevis i två exemplar. Ett som ska sändas till kommunarkivet och ett som ska sparas på skolan.

Barn- och utbildningsförvaltningen på Gotland arbetar just nu med att revidera sin dokumenthanteringsplan.